Sabido que es que en un país, las instituciones gubernamentales no pueden proporcionarse a sí mismas todos los bienes y servicios que requieren para tener un funcionamiento óptimo. Por lo tanto, será necesaria la contratación de proveedores que efectúen el suministro de los mismos, para lo cual se crea el Formulario de Gestión de Cobro, para facilitar el pago de los proveedores.
De esta forma, las instituciones pueden, al mismo tiempo, llevar un registro detallado de los gastos durante la gestión al igual que contar con una base de datos de los abastecedores o proveedores más confiables. Ello también permite conocer el destino de los fondos asignados a aquéllas, a fin de que los mismos sean empleados en adquisiciones que apoyen la realización de dicha gestión.
Este formato fue reelaborado para que pudiera estar al alcance de las instituciones y proveedores en forma digital, y con ello simplificar, agilizar y optimizar el trabajo de unas y de otros, que es lo que en realidad debe perseguir un ente gubernamental, para una administración más eficiente.
TABLA DE CONTENIDO
Qué es el Formulario de Gestión de Cobro
El Formulario de Gestión de Cobro es un instrumento creado para reglamentar dicha gestión de cobro, que está implementado en forma obligatoria en todas las instituciones del sector público. Radica su utilidad en que se emplea para el reconocimiento de los créditos del citado sector, y con ello, la agilización de los pagos a los proveedores, al ser empleado este documento por vía digital.
Esto significa que, todos aquellos proveedores que le proporcionan bienes y servicios al Estado, así como a las entidades gubernamentales a nivel nacional, deberán hacer uso de este formulario a fin de darle continuidad al proceso de homologación que dio como resultado el formato en cuestión.
Este formulario, que puede ser llenado y tramitado en línea, facilitará la minimización del tiempo utilizado en el envío, que ya no será de forma presencial, al igual que el envío de la documentación requerida a dicho proveedor. Además, será posible hacer el seguimiento del mencionado trámite, el cual se hará en la página web de la CGP, https://www.contraloria.gob.pa/Sicowebconsultas/.
La CGP, Contraloría General de Panamá, será la institución que previa comprobación de los datos e información contenida en el formulario, dará el visto bueno o refrendo al proceso, para otorgarle validez y contribuir con ello a la agilización de este trámite y consiguiente cobro por el proveedor.
Este formulario ha sido desarrollado por la Contraloría General de Panamá y por el Ministerio de Economía y Finanzas, creando la nueva versión del Formulario de Gestión de Control de manera estandarizada, es decir, un documento único para ser utilizado a nivel nacional que, como ya se dijo, será generado por los proveedores digitalmente, para ser descargado gratis por los mismos.
El Formulario puede ser descargado en la página web de la Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental, AIG, https://aig.gob.pa/descargas/2020/10/formulario-gestion-de-cobro-guia-y-plantilla.pdf. También en la página web del Ministerio de Economía y Finazas, MEF, en este enlace https://www.mef.gob.pa/transparencia/9-7-formularios/, para luego proceder al llenado de éste.
Cómo completar el Formulario de Gestión de Cobro
El formulario para la gestión de cobro es de fácil llenado, lo cual puede efectuarse en línea, o una vez que se descargue éste. Para ello, se ingresará a cualquiera de las páginas web mencionadas en el aparte anterior. Para el llenado en línea se procede como sigue:
- Verificar antes si tiene la opción de editar formulario, pulsar y de esta forma se puede comenzar a efectuar el llenado. En otras páginas web, no hace falta esta acción
- Institución: ente gubernamental al que va dirigido el formulario. El resto de este recuadro será llenado por la institución
- Parte 1: A Favor De
- Colocar datos de identificación de la empresa, como razón social o nombre de la persona, cédula de identidad o RUC si es una empresa, firma del Representante Legal, cédula de identidad del Representante Legal
- Endosar a nombre de: nombre o razón social del adjudicatario del crédito
- Cédula o RUC del adjudicatario del endoso: cédula de identidad personal o RUC
- Código del proveedor: lo coloca la institución
- Fecha de elaboración del documento, número de teléfono de la empresa: en el campo siguiente
- Fecha de endoso: fecha en la que se autoriza el endoso, del cedente al adjudicatario
- Firma que cede los derechos al adjudicatario: firma del que cede los derechos de la Gestión de Cobro al adjudicatario
- Paret 2: Detalle Sustentador del Pago
- Contrato Número: si hay un contrato, colocar el número de éste
- Addenda Número: número de addenda si el contrato ha tenido modificación
- Número de convenio, número de la resolución y número de la orden de compra
- Descripción del Bien o Servicio Brindado: detallar en forma breve y clara el bien o servicio brindado y período correspondiente al cobro
- Parte 3: Valores en Balboas
- Valor Bruto: valor en Balboas sobre el que se harán los cálculos, de acuerdo al bien o servicio
- Retención X garantía (%): sólo para obras. Indicar porcentaje y cantidad resultante de multiplicar valor bruto por el porcentaje consignado en el contrato para la retención por garantía
- Anticipo: sólo para obras. Colocar monto si está considerado en pliego de cargos y especificaciones técnicas de la licitación. Multiplicar % fijo consignado en el pliego contractual por valor bruto o valor proporcional correspondiente según cada Gestión de Cobro presentada
- ITBMS: resultado de multiplicar valor bruto por 5%
- Impuesto Selectivo al Consumo: sólo para adquisiciones relacionadas con licor, servicio de teléfonos por contrato, cable, fabricantes de joyas, bienes mueble de lujo (yates, helicópteros, etc.)
- Retención del 50% del ITBMS: cantidad resultante de dividir entre 2 el valor indicado en el ITBMS, si el contrato es por un monto mayor a B/. 20,000.00 y si los ingresos del año anterior fueron mayores a B/. 36,000.00
- Monto Total a Cobrar en Letras: es el monto de la Gestión de Cobro.
- Valor Total en Números: Monto en números de la Gestión de Cobro
- Parte 4: Registros y Autorización Institucional. Debe ser llenada por la parte Institucional
- Esta sección lleva fechas, sellos, de Tesorería, Presupuesto, Contabilidad, sello y refrendo de la Contraloría General y sello de la Tesorería del Ministerio de Economía y Finanzas además del número de transferencia o cheque.
Es importante resaltar que, debe verificarse que el formulario lleve todas las firmas y sellos que le correspondan, así como el refrendo de la Contraloría General de la República de Panamá, sin los cuales carecerá de validez este documento, por lo que el proveedor no podrá concretar el cobro.
Recordar que, por estar en situación de pandemia, será muy conveniente hacer la mayor parte de éste trámite en línea, siempre que dicho proceso lo permita, con la finalidad de evitar el contagio por covid-19, razón principal por la cual se disponga de dicho formulario de manera electrónica.
Requisitos para gestión de cobro en Panamá
Para poder llevar a cabo la gestión de cobro debe cumplirse con los siguientes requisitos:
- Original y copia del Documento Nacional de Identidad, DNI, vigente, o de cualquier otro documento que permita verificar la identidad
- Original y 2 copias en formato PDF del Formulario de Gestión de Cobro completado y con los sellos correspondientes
- Factura de los impuestos cancelados
- Original y 2 copias en formato PDF del Memorando de Gestión de Cobro firmado por el departamento encargado
- Original y copia del Cuadro Cuentas de Crédito firmado
- 2 copias del documento de identificación si es el Representante Legal
- Original y copia del recibo impreso, donde se especifiquen datos personales, número de control y día de impresión
- Copia del contrato u orden de compra provisional
- Original de la certificación y copia del comprobante por parte de la compañía gestora
- Carta de aprobación si fuera el caso
- Paz y Salvo vigente de la Caja del Seguro Social
- Paz y Salvo vigente de la Dirección General de Ingresos, DGI
- Comprobante de recepción emitido por el Almacén General
Presentación de gestión de cobro
La presentación del Formulario de Gestión de Cobro deberá hacerse en línea, y eventualmente en forma presencial. Para la presentación en línea se hará lo que sigue:
- Ingresar en la página web del DGI, Dirección General de Ingresos, https://etax2.mef.gob.pa/etax2web/Login.aspx
- Iniciar sesión con el usuario o número de RUC
- Ingresar la contraseña
- Seleccionar el captcha y pulsar ‘ingresar’
- En el menú superior seleccionar opción del Formulario Gestión de Cobro
- Suministrar datos solicitados, cargar archivo de dicho formulario y enviarlo
Para la presentación en forma presencial:
- Al haber llenado el formulario, descargarlo e imprimirlo
- Acudir a la sede del Ministerio de Economía y Finanzas más cercano, para lo cual puede consultarse en este enlace https://www.mef.gob.pa/contactenos/
- Presentar el formulario a un funcionario de la institución destinado a tal fin, adicionando los requisitos que se exigen para el mismo
Para solicitar información sobre el trámite, se puede llamar al número 311, Centro de Atención Ciudadana del MEF, o llamando al Viceministerio de Economía a los números (507) 507-7000 al 7005 / (507) 507-7015. En la Recepción Planta Baja: (507) 507-7023, también se puede consultar. Además, cuentan con correo electrónico contacto@mef.gob.pa y presencia en las redes sociales.
¡Esperamos haber sido de ayuda! ¡Te deseamos éxito!
